利盟文件输出管理服务：解密打印真正价值所在

降低打印成本、优化业务流程、提高工作效率

——李欣总经理  利盟大中华区解决方案与技术支持部

　　利盟文件输出管理服务是一种业务模式，用户通过与利盟建立战略合作伙伴关系，可以更好的监控和管理打印设备，同时，能够更加合理化的使用输出设备。在对用户量身定制动态的文件输出管理服务之前，利盟会对用户进行初期评估，提供顾问服务。在初期评估过程中,利盟将对企业从创建到处理再到归档的整个业务文档生命周期进行调研及评估，从而定制出满足用户特殊需求的最合适的打印技术服务。

　　文件输出管理服务在亚太地区发展较为迅速，据数据统计,其市场份额的增长率有时候高达两位数。利盟国际相关负责人表示：“未来5年内，在中国、印度、印度尼西亚和马来西亚此类新兴经济体中，文件输出管理服务拥有广阔前景。澳大利亚、韩国以及新加坡此类成熟市场，尽管增长率有所下降，但仍保持增长。”

　　作为一种专业的针对企业打印需求的解决方案，除帮助企业节约成本外，利盟文件输出管理服务还能创造更多的价值。它是一种为企业量身定制的动态解决方案，能够提供优化服务、可用性服务、耗材管理服务、战略咨询及持续性支持传递机制等多种方案。

　　方法：打印之外的流程

　　对于任何外包协议来说，商业合作伙伴与消费者结合得越紧密，过程就越简化。在分布式文件输出管理服务中，这种关系包括：

　　 优化输出策略——观察业务打印需求，制定一个解决方案，努力减少打印量

　　成本透明度——所有的花费都是透明的，没有额外的财政支出 主动与被动服务——支持性服务与耗材管理相结合

　　从始至终的资产管理系统——确保输出设备的稳定性 管理信息和报告——展示整个组织及个人的打印习惯及细节 持续改进项目——确保最高效的打印设施，保证使用最合适的技术

　　此外，隐性优势又有哪些？重要的业务问题经常被忽视或者是不被控制，分布式文件输出管理服务能够解决这个问题吗？

　　1.工作流程优化

　　分布式文件输出管理服务一词的含义不仅仅指打印机的流程管理。此方案施行之前，利盟专业团队会对业务流程进行研究，制定一个针对业务需求的方案。通常，在打印机内都会预先装载利盟公司的软件，进行专门设置以适应用户的工作流程。比如，一个信用卡公司可能会收到在线申请，此申请被多次打印，不同的复制件需要被发送、传真到或者邮件至不同的部门。嵌入式软件解决方案能够通过多功能一体机的触摸屏，使用户浏览到整个过程并进行操控，并且，整个流程都是自动化控制，用户只需在触摸屏上轻轻一按即可实现。

　　2.输出设备合理化

　　当一个公司开始使用分布式文件输出管理服务时，通常，他们最关心的问题是能减少多少台输出设备。一般情况下，企业着重考虑他们是否拥有足够的、功能齐全的打印机供所有职员使用，却很少关注他们的真正需求，以及为什么有这方面的需求。多功能一体机可能取代其他多个设备；彩色打印不是必须时，黑白打印机也有可能取代彩色打印机。总结需求形成因素以及这些因素如何与工作环境产生联系也十分重要。在一个外包的打印环境下，这些因素能被持续监控，并通过与之前的结果相比较，不断的对输出设备进行调整以满足企业需求。

　　3．管理浪费

　　分布式文件输出管理服务可以让企业将打印资产的规划和操作交由专家处理，比如，确保墨盒和打印机类型的一致性。同时，合理和优化的工作流程及输出设备意味着员工能利用合适的性能顺利完成工作。从员工层面，控制打印资源，确保减少浪费。

　　4．安全性

　　根据不同的行业和用户，公司会对文档的安全性有不同层次的需求。举例来说，银行或律师事务所会有相关的法律规定，必须保证一些特定文件的安全性。在这些情况下，配备有读卡器或按键的打印机，只供被授权的员工使用，允许进行打印并拿到他们需要的资料。此外，系统还可以自动清除那些超时的闲置作业，用户IT工程师可自行设置闲置时间。

　　5．控制耗材量

　　打印机的耗材有很多的类型和品牌。通常情况下，一个企业都会储存大量的、不同类型的墨盒、碳粉和纸张，以及其他耗材。当打印越来越集中时，可以通过合理使用打印设备，或及时供给耗材来减少大量库存。想象一下，在打印机墨盒不足的情况下，你的办公室会发生怎样的情况？通常，办公助理或使用者必须要到仓库区找寻合适的墨盒进行替代，或许他们当中会有人将使用完的墨盒返还给制造商进行回收和再生。但是，在使用利盟文件输出管理服务方案的情况下，一旦墨盒库存不够，墨盒会第一时间内主动的发送到公司，并由技术人员进行安装。因此，确保企业能够继续运作，生产力不被影响。

　　效果：无国界的业务支持

　　按照工作性质进行分配是现代商业的一个重要方面，大型企业在许多不同的国家和时区都有办事处，但是有些企业在技术资产管理方面存在问题。

　　通过利盟分布式文件输出管理服务，全球范围的打印机被视为一个全球性网络。因此，在进行IT管理时，任何时候都可以看到网络的健康状况和供给量状况。当员工通过网络与其他办事处及其他国家的工作人员沟通联系时，分布式文件输出管理服务能够确保无论员工在哪个办事处，都能进行即时且无缝打印。

　　企业都致力于为员工提供灵活的工作环境，同时也能够管理所有的资产，降低成本，简化流程。随着技术的涉入，员工开始期盼对IT管理的方式更具条理性，而利盟分布式文件输出管理服务正在发挥其重要作用。